Podpis elektroniczny- co to jest?

Przedsiębiorcy, jak i osoby prywatne, coraz częściej przekonują się do korzystania z e-dokumentów, które usprawniają prowadzenie administracji firmowej oraz obieg dokumentów administracji publicznej. Kluczem do prowadzenia elektronicznej dokumentacji jest uzyskanie podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny- co to jest?

Wyrobienie podpisu elektronicznego otwiera drzwi do wielu udogodnień. Posiadanie wszystkich niezbędnych dokumentów oraz korespondencji w formie elektronicznej pozwala na szybkie wyszukiwanie i przekazywanie danych. Odchodzą też różne biurowe uciążliwości, takie jak uzupełnianie materiałów biurowych, wysyłanie umów na poczcie czy ciągłe powiększanie przestrzeni biurowej w celu archiwizowania dokumentów w formie papierowej.

Co to jest podpis elektroniczny? Podpis elektroniczny niekwalifikowany, tzw. zwykły, jest elektroniczną wersją tradycyjnego, powszechnego podpisu. Można nim sygnować różne dokumenty w kontaktach biznesowych albo dokumenty wewnętrzne firmy. Ponieważ elektroniczny podpis zwykły ma mniejszą moc prawną niż podpis kwalifikowany, nie jest równoznaczny z podpisem odręcznym. Można go jednak z powodzeniem wykorzystywać w zamkniętych grupach użytkowników, np. w sytuacji, kiedy bank wystawia certyfikaty niekwalifikowane dla swoich klientów, aby ułatwić im poruszanie się w wewnętrznej organizacji banku.

Podpis elektroniczny niekwalifikowany może posłużyć do podpisania umowy między stronami, jednak aby uzyskał moc prawną, obie strony muszą najpierw umownie wzajemnie uznać tego typu podpis za wywołujący skutki prawne tak jak podpis odręczny.

Podpis elektroniczny niekwalifikowany nazywany jest też podpisem powszechnym lub komercyjnym. Służy do podpisywania dokumentów mniejszej wagi.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny niekwalifikowany można uzyskać na podstawie uproszczonej procedury weryfikacji tożsamości. Zwykły podpis elektroniczny zawiera imię i nazwisko użytkownika pod wysyłanym przez niego e-mailem. W przypadku zwykłego podpisu wystarczy kliknąć w link weryfikacyjny, jeśli certyfikat opiera się na podaniu adres e-mail lub wysłać skan dokumentów, które potwierdzą tożsamość i przynależność do danej organizacji. Do podpisywania dokumentów urzędowych służy trochę bardziej zaawansowany podpis elektroniczny, tzw. podpis zaufany. Aby go wyrobić, należy założyć profil zaufany na stronie ePUAP, a następnie potwierdzić swoją tożsamość osobiście w urzędzie, okazując dowód tożsamości, lub zdalnie poprzez bankowość elektroniczną.

Można również skorzystać z usług jednej z platform zajmujących się kompleksowym sporządzaniem umów i dokumentów. Jedną z nich jest platforma Umownik.pl, która oferuje sporządzanie dokumentów zawierających zwykły podpis elektroniczny dla biznesu, jak również dokumenty zawierające podpis kwalifikowany. Nowością na rynku jest podpis kwalifikowany jednorazowy- generowany online i ważny przez 15 minut. Platformę lub aplikację Umownik można traktować jako systemowe narzędzie do zawiązywania umów przez internet. Zawieranie umów odbywa się online, z wykorzystaniem przeglądarki WWW lub aplikacji mobilnej.Narzędzie umożliwia generowanie treści, negocjowanie warunków i weryfikację tożsamości kontrahentów.

Podpis elektroniczny niewątpliwie usprawnia administrowanie nowoczesną firmą.